Gran anuncio: SharePoint Premium, el futuro de la administración de contenido impulsado por IA y sus experiencias 

El contenido actualmente es parte vital de cualquier organización, para que los equipos colaboren y mejoren los productos y servicios que ofrecen, para que los líderes puedan llevar a cabo transformaciones que permiten aumentar la agilidad y bajar costos. Además, es a través de los contenidos compartidos, que las empresas pueden aprovechar los conocimientos que tienen, para hacer mejores decisiones y ayudar a los empleados a crecer. 

Es por eso que hoy en día se crean más contenidos que antes, (dos billones de documentos diariamente en Microsoft 365) por lo cual necesita ser organizado y administrado con procesos y seguridad muy robustas.  

Por todo lo anteriormente mencionado, contar con una solución de administración de contenido, más innovadora y completa cobra mayor importancia que nunca antes. 

Hoy Microsoft presentó el nuevo SharePoint Premium, la plataforma avanzada de administración de contenidos y experiencias y nueva evolución de Syntex.  

SahrePoint Premium trae IA, automatización y seguridad añadida a tus experiencias de contenidos, procesos y gobernanza. Con sharepoint premium se realizara la transición de los servicios ya existentes como parte de Syntex, incluyendo SharePoint Advanced Managament, para unirse a la creciente familia de servicios sharepoint, junto con nuevas experiencias de contenido. 

Y si no te suena Syntex, te explicaremos rápidamente que, según Microsoft, Syntex es: 

“Microsoft Syntex es una IA de contenido integrada en el flujo de trabajo. Da prioridad a las personas y ofrece contenido que se integra a la perfección con la colaboración y los flujos de trabajo, para que el contenido deje de ser un coste y se convierta en una ventaja. Syntex lee, etiqueta e indexa automáticamente grandes volúmenes de contenido y los conecta allí donde sea necesario, en búsquedas, en aplicaciones y como conocimiento reutilizable. Administra tu contenido en su ciclo de vida con una analítica sólida, seguridad y retención automatizada.” 

SharePoint Premium entrega nuevas formas de relacionarte con tu contenido más importante, administrando y protegiéndolo a través de todo su ciclo de vida. También te ayuda a maximizar el valor del contenido, con seguridad y extructura, preparandolo para Copilot for Microsoft 365. 

Las principales novedades de SharePoint Premium son en estos tres ámbitos:  

• Experiencias de contenidos y soluciones 

• Procesamiento de contenido  

• Gobernanza de contenido  

Las plataformas de contenido necesitan hacer más que almacenar archivos. Deben ofrecer soluciones completas que estén listas para funcionar con cualquier archivo, a lo largo del ciclo de vida de sus documentos críticos de alto valor. 

Primero, Microsoft está extendiendo el poder de la colaboración de Office al visor de archivos integrado. Con soporte para más de 400 tipos de archivos, pronto podrás añadir tinta, comentarios, menciones, tareas y más a cualquier tipo de archivo compatible, tal como lo haces hoy con los documentos de Office. 

SharePoint Premium introduce nuevas soluciones para trabajar con documentos de alto valor. Puedes trabajar con contratos, declaraciones de trabajo, pedidos, facturas y más en la nueva aplicación de Documentos Comerciales en Teams. En la aplicación, puedes revisar la lista completa de documentos de alto valor en una vista unificada. Obtendrás información útil como alertas oportunas para contratos que están por expirar o que necesitan atención. 

Y puedes crear nuevos contratos dentro de Word, utilizando plantillas estándar que aprovechan el ensamblaje de contenido para rellenar detalles clave en contratos nuevos. También puedes comparar un contrato con contratos relacionados usando el nuevo motor de desviación de reglas impulsado por IA, para destacar cambios que puedan requerir atención adicional o presentar riesgos. Una vez aprobados, los contratos pueden ser enviados para firma utilizando la firma electrónica de SharePoint. La información permanece dentro del límite de confianza de Microsoft 365, así que no sale de tu tenant, y puedes involucrar a partes externas para firmar y aprobar el documento. 

Puedes subir grandes volúmenes de documentos de alto valor y el nuevo analizador de cláusulas impulsado por IA analizará automáticamente y destilará contratos de alto riesgo que requieran tu atención junto con los riesgos identificados. 

También puedes extender tu contenido a proveedores, vendedores y clientes externos con nuestro nuevo Portal de Documentos. El Portal de Documentos te permite configurar un sitio externo fácilmente accesible, con la marca de tu organización, integrado con identidades de consumidores u organizacionales para que puedas colaborar en documentos seleccionados con confianza. 

Como parte de Microsoft Syntex, Microsoft nos ha dado nuevas formas de usar la IA para clasificar, etiquetar, asegurar los documentos que tienes y garantizar que los nuevos documentos se construyan con plantillas automatizadas para crear contenido a gran escala. Enriquecer el contenido con seguridad y estructura es una de las mejores maneras de optimizar flujos de trabajo y fundamentar contenido para nuevas experiencias de IA como Copilot. 

SharePoint eSignature digitaliza de forma segura tus flujos de trabajo de aprobación de documentos. Estará generalmente disponible y se implementará durante el primer trimestre de 2024, comenzando con tenants en los Estados Unidos. Y si tu organización actualmente utiliza otros servicios de eSignature, también se anunció a Adobe y DocuSign como socios de lanzamiento de SharePoint eSignature. La integración de terceros con Adobe Acrobat Sign y DocuSign estará generalmente disponible a principios de 2024. 

Hoy, servicios como el procesamiento de documentos, ensamblaje de contenido, reconocimiento óptico de caracteres, procesamiento de imágenes y etiquetado de taxonomías han alcanzado la disponibilidad general bajo la marca Syntex, y en adelante serán parte de SharePoint Premium. 

También se anunciaron nuevos servicios de pago por uso para SharePoint Premium que estarán generalmente disponibles a finales de diciembre de 2023: 

• Traducción para archivos y transcripciones de video de Stream: convierte archivos y transcripciones de video de Stream entre docenas de idiomas soportados, automáticamente y a gran escala. Servicios de traducción para video de Stream en SharePoint y una nueva limpieza de video impulsada por IA que elimina automáticamente pausas y rellenos en grabaciones. 

Habrá aún más novedades en la primera mitad de 2024: 

• Columnas de autorelleno: te permiten agregar dinámicamente una nueva columna a una biblioteca de documentos y usar IA para rellenar automáticamente los valores descubiertos. 

• Detección de PII: marca archivos que contienen información de identificación personal (PII) como direcciones, números de teléfono, detalles de tarjetas de crédito y más. 

• Clasificador multietiqueta: ejecuta un único modelo de IA para establecer automáticamente el tipo de contenido y determinar el modelo correcto a aplicar para una extracción y análisis completos de datos, en lugar de ejecutar múltiples modelos para encontrar la mejor coincidencia. 

• Redacción: encuentra y elimina la visibilidad de información sensible seleccionada, como nombres, direcciones, números de seguridad social, del contenido visualizado. 

Estas capacidades se pueden utilizar individualmente y en masa para transformar cómo se crea, procesa y descubre el contenido. Además, hoy se anunció la disponibilidad de APIs de Microsoft Graph para SharePoint Premium, lo que permite integrar el procesamiento de documentos, el ensamblaje de contenido y servicios relacionados en tus propias aplicaciones personalizadas.  

Los sitios y contenidos compartidos de manera excesiva pueden causar acceso no autorizado y riesgo operativo para las organizaciones. Las percepciones de Gobernanza de Acceso a Datos (DAG, por sus siglas en inglés) pueden ayudar. Los informes DAG proporcionan una visión general de los sitios potencialmente compartidos en exceso filtrados por política de compartición, sitios conectados a Teams, etiquetas de sensibilidad, privacidad y más. Y los sitios para contenido comercial de alto valor también pueden ser destacados, ya que estos a menudo requieren políticas y revisiones más estrictas. 

Los informes son solo parte del proceso. Con SharePoint Premium, el departamento de TI podrá activar revisiones de acceso a sitios con los propietarios del contenido para contenido potencialmente en riesgo, pidiéndoles que revisen el acceso, realicen los cambios necesarios y confirmen que los sitios se están compartiendo adecuadamente. 

Para sitios compartidos en exceso, puedes habilitar la nueva política de Control de Acceso Restringido, especificando los grupos de seguridad que deben tener acceso, independientemente de si los archivos fueron compartidos directamente. 

La IA puede transformar no solo la productividad, sino también la gobernanza y administración. Las recomendaciones de políticas impulsadas por IA pueden comparar un conjunto de muestra de sitios con políticas de acceso bien gobernadas con otros sitios en todo el inquilino, coincidencia semántica, y luego recomendar políticas de acceso óptimas. 

Por otro lado, las Percepciones de Eventos de Contenido te permiten encontrar momentos "interesantes" en el ciclo de vida del contenido, como compartir en gran volumen o grandes volúmenes de descarga. Las Percepciones de Eventos de Contenido también proporcionan un contexto importante, como los usuarios afectados y los archivos específicos involucrados. 

También se está acelerando la productividad administrativa con IA. Pronto podrás usar Copilot en el centro de administración de SharePoint para encontrar sitios con problemas como compartir en exceso, clasificaciones faltantes o inactividad, y usar Copilot para ayudar a construir las políticas correctas para gestionar el acceso, la clasificación y el archivado. 

Puedes comenzar a usar SharePoint Premium hoy: 

• Servicios de procesamiento de contenido como procesamiento de documentos, ensamblaje de contenido, OCR, eSignature y más ya están generalmente disponibles bajo la marca Syntex en una base de pago por uso para la mayoría de los planes de Microsoft 365. 

• También puedes comprar la gobernanza de contenido hoy bajo la marca SharePoint Advanced Management (“SAM”). 

Los servicios disponibles ahora bajo la marca Syntex se trasladarán a la marca SharePoint Premium en 2024. SharePoint Premium incluirá dos modelos de licencia: 

• Servicios de procesamiento de contenido, como procesamiento de documentos, eSignature, detección de PII, columnas de autorelleno, ensamblaje de contenido, traducción y procesamiento de imágenes estarán disponibles en una base de pago por uso para la mayoría de los planes de Microsoft 365. 

• Nuevas capacidades como la aplicación de Documentos Comerciales, el Centro de Documentos y el visor de archivos mejorado, así como “SAM” estarán disponibles como servicios con licencia por asiento que puedes agregar a los planes de Microsoft 365, con precios que se anunciarán en la disponibilidad general en 2024.